Filiz est un outil de gestion de file d'attente destiné aux établissements recevant du public (agences bancaires, administrations, établissements de santé, commerces). La présente politique décrit ce que le service Filiz, édité par Mavoix Digital, fait des informations personnelles des visiteurs et des membres du personnel des établissements clients.
1. Qui traite les données
Mavoix Digital (SARL U, Kégué Nétimé, Lomé, Togo, 01 BP 2103 Lomé) est responsable du fonctionnement technique du service. L'établissement qui installe Filiz (l'agence, la banque, l'administration) reste responsable de sa relation avec ses propres visiteurs : c'est lui qui décide d'activer ou non la lecture des pièces d'identité, et c'est lui que le visiteur doit contacter en premier lieu pour exercer ses droits sur les données recueillies pendant sa visite.
2. Ce que nous collectons, et pourquoi
| Donnée | Qui la donne | Pourquoi | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Numéro de ticket, motif de visite (facultatif), priorité | Le visiteur | Faire avancer la file, appeler la bonne personne au bon guichet | Le temps de la visite ; le nom, le téléphone et la fiche saisie sont effacés automatiquement dans les deux jours suivant la prise de ticket |
| Numéro de téléphone (facultatif) | Le visiteur | Le prévenir quand c'est à son tour | Effacé automatiquement dans les deux jours |
| Photo de la pièce d'identité (carte d'identité, passeport, permis) | Le visiteur, seulement dans les établissements qui ont activé cette option, et seulement s'il l'accepte | Remplir automatiquement la fiche (nom, prénom et autres informations lisibles sur la pièce), que l'agent vérifie avant tout enregistrement | La photo est effacée dès que le visiteur est servi ou reparti, et au plus tard 2 heures après son envoi |
| Position approximative du visiteur (avec son accord, sur la page « Meilleur choix ») | Le visiteur | Lui indiquer l'agence la plus rapide selon le trajet et l'attente du moment | La position n'est ni envoyée ni conservée : le calcul se fait sur l'appareil du visiteur. Le temps de trajet estimé, en minutes, passe seulement d'une page à l'autre dans l'adresse de la page de ticket, pour prévenir le visiteur qu'il est temps de partir ; Filiz ne l'enregistre pas |
| Statistiques d'attente et de fréquentation | — | Suivi par le directeur et le siège, amélioration du service | Chiffres agrégés uniquement ; aucune donnée nominative n'est publiée sur les pages d'affluence |
| Abonnement de notification (push) | Le visiteur, ou le personnel en veille | Prévenir automatiquement (« c'est à vous », alerte d'attente longue) | Effacé quand le ticket est traité ou clôturé |
Nous ne collectons pas de données de géolocalisation en continu et Filiz ne suit pas un salarié pendant sa journée de travail : ce n'est pas un outil de contrôle du personnel.
3. Vérity : installation guidée et accueil du site
- Installation guidée (réservée aux établissements clients) : l'accès se fait avec la référence de licence et le nom de l'établissement. Nous conservons la licence, les étapes réalisées et leur date ; aucune personne n'est identifiée. Les sessions sont effacées au bout de 12 heures. Les questions posées à Vérity sont rattachées à la licence, et celles restées sans réponse sont gardées pour améliorer les guides.
- Accueil du site (ouvert à tout visiteur) : les questions servent seulement à répondre. Si vous souhaitez être recontacté, vous pouvez laisser votre nom, votre établissement et votre adresse mail, uniquement en cochant la case d'accord. Ces coordonnées servent à vous recontacter au sujet de Filiz, ne sont ni vendues ni cédées, et sont effacées au bout de 12 mois, ou plus tôt sur simple demande à contact@mavoixdigital.pro.
- Pour produire ses réponses, Vérity transmet le texte de la question, le temps de la réponse, à un prestataire technique situé aux États-Unis. N'y écrivez pas d'informations personnelles inutiles.
4. Lecture des pièces d'identité par Vérity (option)
- Qui décide : l'établissement choisit d'activer ou non cette option. Le visiteur reste libre de refuser et de présenter sa pièce au guichet, comme d'habitude.
- Qui la lit : la photo est transmise, le temps de la lecture, à un prestataire technique situé aux États-Unis, qui en extrait le texte. Son nom est communiqué à tout établissement client qui en fait la demande écrite, et figure dans l'annexe de son contrat.
- Combien de temps : la photo est effacée dès que le visiteur est servi ou reparti, et au plus tard 2 heures après son envoi. Elle n'est jamais utilisée à une autre fin.
- Contrôle : la fiche pré-remplie est toujours vérifiée par l'agent avant d'être enregistrée.
5. Qui a accès aux données
- Le personnel de l'établissement (guichet, direction), avec un code d'accès propre à l'établissement.
- Mavoix Digital, pour la maintenance du service et la facturation, avec un accès technique limité.
- Aucune donnée nominative n'est vendue, louée ou communiquée à un tiers à des fins commerciales.
- L'espace « annonces » diffusé pendant l'attente ne cible le visiteur que par le motif de sa visite et l'heure, jamais par son identité.
6. Où sont hébergées les données
Sur les serveurs de Cloudflare (base « mavoixdigital-db », partagée avec d'autres services de Mavoix Digital — chaque produit n'accède qu'à ses propres tables). Les serveurs sont situés en Europe de l'Ouest ; Cloudflare, Inc. est une société américaine.
7. Vos droits
Toute personne dont les données ont été recueillies par Filiz (visiteur, personnel de l'établissement) peut demander à l'établissement qu'elle a visité, ou à défaut à Mavoix Digital (contact@mavoixdigital.pro), à voir, corriger ou faire supprimer ses informations, dans les conditions prévues par la loi applicable (au Togo : loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel, autorité : IPDCP ; ailleurs, la loi du pays où se trouve l'établissement).
8. Mineurs
Filiz ne s'adresse pas spécifiquement aux mineurs mais peut recevoir la visite d'un mineur accompagné dans un établissement recevant du public. Aucune vérification d'âge n'est faite : les mêmes règles de conservation courte s'appliquent.
Dernière mise à jour : 29/09/2026 à 23 h 46 (heure de Paris).